【事務職】応募が多い中で差をつける書類の書き方

事務職はいつの時代も人気が高く、一つの求人に対して数十人の応募が集まることも珍しくありません。

「実務経験は十分あるはずなのに、書類が通らない」 「お見送り理由がいつも抽象的で、どこを直せばいいのかわからない」 と感じている方も多いのではないでしょうか。

しかし、事務職の書類選考は決して差がつかないわけではありません。

実際の採用現場では、ほんの少しの書き方の違いで評価が大きく分かれることも多くあります。応募が集中する職種だからこそ、差は意外なところに表れます。

この記事では、事務職の応募が多い中でも書類選考で差をつけるために、

• なぜ事務職の書類は通りにくいのか
• 人事が事務職の書類で見ているポイント
• 差がつく具体的な書き方

を、HR視点を交えながら解説していきます。

特に、「事務職経験はあるのに書類選考で落ち続けている方」「未経験・ブランクありで事務職に応募している方」は、ぜひ最後まで読んでみてください。

なぜ事務職の書類は通りにくいのか

事務職の書類選考が難しく感じられる理由は、応募者のレベルが高いからだけではありません。最大の理由は、書類の内容が似通いやすいことにあります。

テンプレート通りの内容では埋もれる

多くの職務経歴書には、「データ入力」「電話対応」「書類作成」…といった業務内容が並びます。

これ自体は間違いではありませんが、これらは事務職として当然の業務でもあり、これだけでは他の候補者との違いが分かりません。

採用担当者から見ると、どの応募者も同じ仕事をしてきたように見える状態になってしまいます。

成果を数値化しにくい職種の落とし穴

もう一つの理由は、成果を数値で示しにくい職種であることです。

営業職のように「売上目標120%達成」といった分かりやすい指標がないため、多くの人が「自分にはアピールできる成果がない…」と思い込んでしまいます。

その結果、「成果が書けない＝強みが伝わらない」という悪循環に陥りがちです。

そのため、伝え方には工夫が必要となります。

人事が事務職の職務経歴書で見ている4つのポイント

では、採用側は事務職の書類でどこを見ているのでしょうか。ポイントは大きく4つあります。

ポイント① 再現性：自社の現場で動く姿がイメージできるか

多くの人事が重視するのは、「この人を採用したら、現場で同じように仕事ができそうか」という再現性です。

単に「Excelが使えます」だけでは不十分です。

人事は、スキルそのものよりも、そのスキルを、どの環境で・どう使っていたかを見ています。

使用していたツール、関わっていた部署、業務の流れが具体的に書かれているほど、人事としても、あなたの働く姿がイメージしやすくなります。

具体的なツール：Excel（VLOOKUP, ピボットテーブル）、Slack、Trello、kintoneなど
業務の解像度：誰から依頼を受け、誰に成果物を渡す仕事だったのか

ポイント② 主体性：指示待ちではなく「考えて動ける」か

今後、AIやツールの進化により、「言われたことを正確にやるだけ」の事務の価値は相対的に下がっていくことが予想されます。

単に指示された作業をこなしていたのか、それとも、業務全体を理解した上で主体的に動いていたのか。

・ミスを防ぐために、チェックリストを自作した
・問い合わせを減らすために、FAQを整備した

こうした小さな改善の種を自ら見つけて対応してきたかどうかが、他の候補者との差別化につながります。

ポイント③ コミュニケーションの質

事務職におけるコミュ力とは、情報の正確な伝達と相手への配慮です。

様々な部署やポジションのメンバーを支え、ときには調整役に回る事務職において、周囲と円滑なコミュニケーションができる人材かどうかは、思った以上に会社側が重要視している要素です。

ポイント④  ITリテラシーと適応力

近年、特に重視されるのが、新しいツールへの抵抗感のなさです。

チャットツールや生成AI、クラウドソフトなどの利用経験は、それだけで評価につながる場面が増えています。

実践！差がつく書類の書き方・3つの原則

では、どのように書けば差がつくのでしょうか。

ここからは、事務職の書類選考で差をつけるための具体的な書き方を解説します。

原則① 業務内容を「作業」ではなく「役割」で書く

まず意識したいのは、業務内容を作業ではなく役割として書くことです。

よくあるNG例は、作業名だけを並べてしまうことです。

NG例：営業事務として、見積書作成と受発注業務を担当。

OK例：営業担当5名が顧客対応に専念できるよう、受注データ管理と請求書作成を担当。

作業名を並べるだけでは、仕事の意味が伝わりません。役割を書くことで、「組織の中でどう機能していたか」が伝わります。

原則②  自分の「工夫・判断」を一文添える

次に、自分の工夫や判断を一文添えることです。ここが事務職の書類で最も差がつきやすいポイントになります。

NG例：毎月の経費精算業務。

OK例：申請不備が絶えなかったため、「よくあるミス事例集」を社内チャットに固定表示。結果として差し戻し件数を3割削減。

たとえ小さな工夫でも、「なぜそうしたのか」を一文添えるだけで評価は大きく変わります。

原則③ 数字が出なくても「変化」で表現する

数字が出せない場合は、変化で表現します。事務職でも、変化は必ずあります。

・作業時間が短縮された
・問い合わせが減った
・修正依頼が少なくなった

これらは立派な実績です。数値がなくても、以前と比べて何がどう変わったのかを言葉にすれば十分伝わります。

よくあるNG書類パターン

一方で、事務職の書類でよく見かける失敗もあります。

誤字脱字がある： 事務職にとって正確性は商品価値そのもの。ここで信頼を失うのは致命的です。

「楽をしたい」が見えてしまう： ワークライフバランスを志望動機にしすぎるのは禁物です。働きやすさだけを前面に出しすぎると、楽をしたい印象を与えてしまいます。志望動機の中心は、あくまで会社にどう関われるかです。

どの会社にも出せる内容： 「御社の理念に共感し〜」という定型文ではなく、「その会社の事務として何に困っていそうか」を想像して書きましょう。そうでない場合、仕事への理解が浅いと受け取られやすくなります。

まとめ｜事務職の書類は考え方で差がつく

事務職の書類選考で差がつくポイントは、特別なスキルや資格ではありません。

「自分の仕事が誰の、何の役に立っていたのか」を言語化できているかどうかです。

書類は、これまでの仕事の説明書でもあり、次の職場へのプレゼン書類でもあります。

その意識で向き合うことで、同じ経験でも伝わり方は大きく変わっていきます。

より実践的なサポ－トを受けたい方は

「一人で書類を直し続けるのに限界を感じている方」や、「何が正解かわからなくなってしまった方」は、第三者の視点を入れるだけで大きく変わることがあります。

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