人事担当が“辞退防止”のために面接で言うべき一言とは？

「最終まで来てくれたのに、辞退された」

採用担当者なら誰もが一度は経験する瞬間です。

せっかく良い候補者に出会えたのに、内定前に辞退されてしまう。

その原因を、他社に決まった、条件が合わなかったと片づけてしまうのは簡単ですが、実際には、面接で感じた印象や感情が引き金になっている可能性もあります。

エン株式会社が2023年に実施した『エン転職』ユーザー8,622名を対象とした調査によると、

「選考を辞退したことがある」と回答した人は全体の61％。

辞退が発生するタイミングも、「面接前」46％、「面接後」45％と、選考が進んだ段階でも多く発生していることがわかります。

もちろん、他社状況や条件面による辞退は、面接前だけではなく面接後でも同様に発生しているケースもありますが、それだけではなく、面接の場で起こる心の変化が辞退に関係している場合も考えられます。

辞退が起きる主な理由とその裏側

同調査では、「面接後に辞退した理由」として、次の結果が示されています（複数回答）。

求人情報と話が違った　49％
他社の選考が通過した　35％
雰囲気が悪かった　28％
面接官の態度が悪かった　28％
ネットで良くない口コミを見た　13％

条件よりも、雰囲気や態度といった人の印象や感情に関わる項目が3割近くを占めている点は注目です。

これは、辞退の背景に待遇差ではなく、心理的要因が存在する可能性を示しています。

面接中、候補者は会社の代表である面接官を通じて、この組織の文化や自分が馴染めるかどうかを直感的に感じ取ります。

たとえ言葉で「風通しが良い職場です」と説明しても、面接官が終始そっけなかったり、表情が硬かったりすれば、候補者の中で「実際は違うのかもしれない」と不信感が芽生えます。

つまり、辞退の一因は言葉ではなく空気にあると言えるでしょう。

辞退を招く空気の正体：非言語メッセージの重要性

候補者がわずか1時間程度の面接で「雰囲気が悪い」「態度が悪い」と感じるのは、面接官から発せられる非言語コミュニケーション（ノンバーバル・メッセージ）が原因な場合もあります。

面接官が無意識に発している非言語メッセージは、候補者に以下のようなネガティブな印象を与え、不安を増幅させます。

・腕を組んでいる、体がのけぞっている
→「あなたに興味がない」「壁を作っている」

・笑顔が少ない、視線が合わない
→「歓迎されていない」「冷たい会社だ」

・パソコンを操作しながら話す
→「真剣に向き合ってくれていない」「雑に扱われている」

辞退を防ぐためには、意識的に笑顔や相槌を増やし、全身で「あなたを歓迎しています」というメッセージを伝えることが不可欠です。

惹きつけは営業でもスキルでもなく、安心感の設計

辞退を防ぐための最初の一歩は、面接を評価の場ではなく、相互理解の場と捉えることです。

応募者は評価される緊張状態にありながらも、この人たちと働くイメージを探っています。

そこに少しでも安心感が生まれれば、辞退リスクは下がります。

具体的には、次のような小さなコミュニケーションが鍵になります。

・応募者の話を最後まで聞き、要約して返す（傾聴）
・「それは大事な視点ですね」と感情に共感を示す
・面接中に笑顔やうなずきを意識的に入れる

こうした積み重ねが、応募者に「この会社は自分をちゃんと見てくれている」という印象を与えます。

それは惹きつけというよりも、信頼の構築です。

信頼を構築するための面接フェーズ別ステップ

安心感は、いきなり生まれるものではありません。

面接の段階ごとに適切な対応を取ることで、信頼は積み重なります。

フェーズ	目的	心がける空気づくり
面接冒頭（5〜10分）	緊張を解き、安全な場を作る	雑談で共通点を見つけ、「私たちは敵ではない」と伝える。「遠くまで来ていただきありがとうございます」とねぎらいの言葉を必ず伝える。
深掘り（本題）	評価と相互理解を両立させる	評価だけでなく、応募者の仕事に対する価値観や将来やりたいことを引き出す質問を混ぜ、対話の姿勢を見せる。
質疑応答・逆質問	企業への信頼度を高める	質問に包み隠さず、正直に回答する。ネガティブ情報も隠さない姿勢が信頼につながる。

このステップを踏むことで、候補者は「この会社は正直で、私を尊重してくれる」と感じ、次のフェーズで発する一言がより心に響くようになります。

辞退防止につながる一言とは

では、面接の中で人事担当が発する一言にはどんな意味があるのでしょうか。

それは単なる褒め言葉ではなく、応募者が未来を具体的に想像できるようにする言葉です。

たとえば、

「〇〇さんが入社されたら、きっと××の場面で力を発揮してくれそうですね。」

この一言には、あなたをイメージしている、期待しているというメッセージが込められています。人は、自分が必要とされていると感じることで、安心し、関係性を築きたくなります。

面接官が未来の姿を言語化してくれることで、応募者は自然とここで働く自分を想像し始めるのです。

他にも、状況に応じてこんなバリエーションが考えられます。

・「〇〇の経験を持つ方に来ていただけたら、チームの幅が広がりそうです。」
・「お話を聞いていて、当社の××プロジェクトにマッチしそうだと感じました。」
・「私たちも〇〇さんのような方と一緒に働けたら心強いですね。」

これらは誇張ではなく、誠実な期待として伝えることが大切です。

採用の現場では惹きつけトークという言葉が使われることもありますが、実際に辞退を防ぐのは、口説きではなく共感の一言です。

内定承諾の確度を高める最後の一押しの言葉

辞退防止の最終的なハードルは、内定を出す前後です。

内定承諾の確度を高めるために、面接官が最後に発すべき安心感を与える一言を加えましょう。

選考終了時：
「本日はありがとうございました。〇〇さんの〇〇に対する熱意（具体的な点）を強く感じることができました。結果は〇日までに必ずご連絡いたします。」
（誠実さと具体性で安心感を確保）

内定出し後：
「内定承諾期限までじっくり悩んでいただいて結構です。もし他社さんとの比較で迷っている点があれば、すべて正直に私たちにぶつけてください。疑問や不安を解消することが、お互いにとって大切だと考えています。」
（心理的安全性の提供）

最後の瞬間まで不安解消に真摯に向き合う姿勢を見せることで、候補者は「この会社は入社後も自分を大切にしてくれるだろう」という確信を抱くことができます。

まとめ：人を口説くのではなく、未来を一緒に描く

辞退を防ぐ魔法の言葉は存在しません。

しかし、面接の場で「あなたがここで活躍する姿を想像しています」と伝えることで、候補者は選ばれる立場から共に選び合う関係に変わります。

採用は条件交渉ではなく、未来の共創です。

人事担当者の一言が、候補者の心にこの会社と一緒に働きたいという安心感を残せるなら、それこそが辞退防止の最も確かな一歩になるでしょう。

参考資料：
エン株式会社『8000人に聞いた「選考辞退」の実態調査ー『エン転職』ユーザーアンケートー』（2023年）
https://corp.en-japan.com/newsrelease/2023/33829.html

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